プロジェクトワークにおいて、よく使われるツールのWBSについて整理していきたいと思います。
WBSについて次のような理解の方は是非御覧ください。
- WBSとは、作業（タスク）に対してスケジュールが引かれたものである
- WBSはプロジェクト計画時に作成したものを使い続ける
目次
WBSの定義
WBSとは、Work Breakdown Structureの頭文字をとった用語です。
Work Breakdown Structureを直訳すると、作業を細分化した構造となります。
つまり、この用語の中に、作業に対する期限や担当者は存在しません。
あくまで、作業を細分化したものを構造的に整理したものをWBSと呼びます。
よって、ガントチャートでもないです。
また、構造的に整理するため、作業一覧でもありません。
WBSのイメージ図は以下のとおりです。
※イメージ図のため、内容は無視してください。
WBSはプロジェクトにおけるやること（WHAT）を整理したものといえます。
スケジュール（WHEN）や担当者（WHOM、WHO）はWBS整理後に整理していくWBS辞書といえます。（WBS辞書については下にまとめています）
良いWBSの条件
WBSの定義を踏まえた上で、良いWBSは存在とはどのようなものを満たしているでしょうか。
大きく次の2つになります。
- 100%ルール
- 検証可能である
この2つを満たすWBSを作成することが非常に重要になります。
100%ルール
もれなくダブりなく作業が整理されている状態のことをいいます。
MECEという用語を聞いたことがあるでしょうか。
MECEとは、Mutually Exclusive and Collectively Exhaustiveの頭文字をとった用語で、相互に排他的かつ完全な全体集合と訳されます。
個人的には、どのビジネスマンにとっても必須のスキルと考えており、考え方は簡単ですが、実践するのは難しいものです。
MECEはロジカルシンキングという概念の上に成り立っています。
ロジカルシンキングについては以下の記事でまとめていますので、
是非御覧ください。
検証可能である
WBSは作業を整理したものです。
作業が終わったかどうかを誰がみても判断できるような状態であることを検証可能といいます。
WBSの作成方法
WBSを作成するには、上記の満たすべき2つの条件を意識します。
一例として、作成方法を整理します。
それは、発散と収束の繰り返しです。
あるプロジェクトにおけるWBSをを作成するとなった場合、
どんな作業があるかを洗い出し（発散）、作業をグループ化（収束）して、構造的に整理していきます。
この発散と収束のサイクルを回しながらWBSの精度を高めていきます。
なお、収束では、プロジェクトのスコープはどこかを意識しましょう。
WBSの活用
WBSは作成して終わりではありません。
WBSは、次を実行して活用していきます。
- 段階的に詳細化
- 定期的に見直す
WBS辞書
WBS辞書という用語を聞いたことがあるでしょうか。
WBS辞書（Work Breakdown Structure Dictionary）とは、WBSをより詳細に記述したもので、WBSを補完する文書です。
WBS辞書を構成する要素は以下の通りです。
- WBSコード
- 作業の記述
- 担当組織
- スケジュール・マイルストーンの一覧表
- 関連するスケジュール・アクティビティ
- 必要な資源
- コスト見積り
- 品質要件
- 受入れ基準
- 技術的参照資料
- 契約情報
※太字は、筆者が重要と考える要素
WBSの各作業に対して、上記の要素を追加したものをWBSの辞書といいます。
WBSコード
ナンバリングです。
各作業に対して、00001、00002などと番号を付与します。
ナンバリングをすることで、次のようなメリットがあります。
- 誤解防止（同一作業名を区別できる）
- 話しやすい（いちいち作業名を言わなくて済む）
作業の記述
WBSでの作業名は、作業の件名（タイトル）です。
具体的にどのような作業をするかを定義するように記述します。
作業の記述をすることで、次のようなメリットがあります。
- 関係者間で作業の認識齟齬防止
- 作業を具体化
スケジュール・マイルストーンの一覧表
作業に対して、スケジュール（期限）付けやプロジェクト全体におけるマイルストーン（プロジェクトにおける重要な中間目標地点）の定義です。
スケジュール付けをすることで、次のようなメリットがあります。
- 複数の関係者で取り組む場合の期限の認識合わせ
- 進捗管理、報告の妥当性明確化
マイルストーンの定義をすることで、次のようなメリットがあります。
- 役員クラスへの報告タイミング明確化
WBS辞書についてはあまり馴染みが無い方もいるかもしれません。
プロジェクトは多くの人が関わるため、言葉の統一も含めてWBS辞書を活用していきたいです。