会議設計(ファシリテーション)

会議設計とは~会議の準備方法は?有効な会議にするには?目的は?~

困っている人
会議を上手に適切に開催するにはどうしたらいいの?準備が大切って聞くけど何をしたらいいの?

今回は、社会人や学生など、多くの人にとって悩みの種になる会議についてです。

私自身も会議の準備や進行には苦労することが多く、勉強の日々です。

思いつく悩みを以下に並べてみました。

  • 議論がつまらない、眠くなる
  • 参加者は別の作業をしている・別のことを考えている
  • 議論が進まない
  • ゴールが見えない

これらの問題は、多くの企業で発生しているかと思います。

回は、会議を運営者がどのように会議設計していけば良いかをご紹介します。

会議がシラケる原因と対策は?

まずは、会議がつまらない、シラケてしまう原因を考えてみましょう。

  • 会議をしている意識がない
  • 議題と論点を区別してない(論点がない)
  • 全体と部分の区別ない
  • 相手の論理に合わせていない

これらの原因は会議を正しく設計することで防ぐことができます。

会議をしている意識がない

大事なことは、会議参加者が、意思決定や情報共有するという明確な意識を持って臨むようにすることです。

「何を当たり前のことを言っているんだ」と思う方もいるかもしれません。

ただ、会議がつまらない、眠いと感じる参加者は、そもそも、
会議に対して明確な意識を持っていない、つまり当事者意識が持っていないことが多々あります。

会議設計者(運営者)は、会議参加者に、
会議の意味、目的、参加者の役割を明確にし、会議前、会議冒頭に伝えることが大事となります。

議題と論点を区別してない(論点がない)

議題(話す内容)は決まっているが、
その議題で決定すべき内容、検討すべき大事な項目(論点)が欠落していることがあります。

会議設計者は、議題と論点は異なると認識し、論点を洗い出すことが大事となります。

全体と部分の区別がない

会議は、多くの場合、
プロジェクトの中の一部で検討すべきことを、関係者が集まって議論するものです。

そのため、会議はプロジェクトの状況を踏まえた上で、
何をどこまで議論し決定すべきです。

会議設計者は、全体として何を議論したいのかという落とし所を見据え、
今日はどこまで議論するかを整理することが大事となります。

相手の論理に合わせていない

これは、会議に限ったことではありませんが、話す内容は、受けてによって受け取り方は異なります。

特に、会社の場合、様々な年齢層、役職、背景の人がいます。

会議設計者は、話相手の特徴を把握し、相手の論理に合わせて展開することが大事となります。

心構えとして、論理的かどうかをきめるのは自分ではなく、
相手であることを念頭に置きながら、会議の設計、会議進行をすると良いです。

会議設計では、「着地点」「着地スタイル」が重要

ここまでで、会議がシラケる原因と解決策についてご紹介してきました。

ここでは、会議設計を行っていく上で重要な要素になる
「着地点」「着地スタイル」についてご紹介していきます。

着地点

その会議でどこまで話を持っていくかを着地点といいます。

会議の位置づけを明確にし、
事前情報は何か、成果は何かを認識(イン/アウトの管理)し、会議を設計します。

会議の位置づけ

提案全体における現時点での位置づけを把握し、話すべきポイントや決めるべき内容を定める必要があります。

もし、会議の位置づけができていないと次のような事態に陥ってしまいます。

  • 取りとめのない議論になる
  • 会議での決定事項が、どのくらいの確度(正しいのかどうなのか)が不明
  • 会議でのゴール(目標とする姿)とゴールまで登り方(打ち手)を混同して差し戻される

イン/アウトの管理

会議の位置づけが明確にし、事前に何をインプットし、何をアウトプットするかを定める必要があります。

イン/アウトの管理では、次を意識すると上手にできることがあります。

  • 新しい感を出すことで、常に相手にとって驚きや発見のある「何か」を提供して、飽きさせない
  • 進捗感を出して、会議は着地させる。「前回から変わったこと」を相手にわかるように提示する
  • 無理に話を進めずに、じっくりと提案していく姿勢が重要である
    (無理に進めると差し戻されることも)

もし、イン/アウトの管理ができていないと 次のような事態に陥ってしまいます。

  • 必要な情報が足りておらず、まとまらない
  • 決定権の無い人で決定しようとしてしまう

着地スタイル

どのようなテイストにするかという会議の進め方を着地スタイルといいます。

大事なのは、相手のタイプに合わせることです。

相手のタイプを見極めるポイントは3つです。

  1. 読み人か聞く人か?
  2. 全体派か芋づる派か?
  3. トップダウン派かボトムアップ派か?

まずは、会議参加者で決定権を持つ人が上記の中でどんなタイプかを見極めて、
タイプに合わせた資料作成や会議進行をしていく必要があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

会議設計という言葉はあまり馴染みがなかったかもしれません。

しかし、社会人になると多くの会議に時間や労力が割かれる中で、
会議をどのように効果的に効率的に実施するかはよく考える必要があります。

本記事が、皆さんの参考になると幸いです。

以下に、参考図書をご紹介します。

社会人スキル、コンサルタントとしての心構えを体系的に学べる非常に糧になる良書です。

また、会議設計と同じくらい重要であるロジカルシンキングについては以下の記事でまとめています。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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